PHÂN TÍCH MICROSOFT BUSINESS CENTRAL TRONG PURCHASING

Doanh nghiệp thu thập rất nhiều dữ liệu trong các hoạt động hàng ngày, hỗ trợ business intelligence (BI) cho các nhà quản lý mua hàng:
◾️ Báo giá mua hàng
◾️ Đơn đặt hàng mua

◾️ Hóa đơn mua hàng

Business Central cung cấp các tính năng giúp bạn thu thập, phân tích và chia sẻ dữ liệu mua hàng của doanh nghiệp:
◾️ Phân tích Ad-hoc trên các danh sách
◾️ Phân tích Ad-hoc dữ liệu trong Excel (sử dụng tính năng Open in Excel)
◾️ Công cụ phân tích mua hàng tích hợp sẵn
◾️ Báo cáo mua hàng tích hợp sẵn
 
Bài viết này sẽ giới thiệu cách mà bạn có thể sử dụng các tính năng phân tích này để thu thập thông tin chi tiết về mua hàng.
Nhu cầu phân tích trong mua hàng

Khi bạn nghĩ về nhu cầu phân tích trong mua hàng, có thể sử dụng mô hình dựa trên vai trò để mô tả các nhu cầu phân tích khác nhau.

Những người trong các vai trò khác nhau có nhu cầu khác nhau khi nói đến dữ liệu và họ sử dụng dữ liệu theo những cách khác nhau. Ví dụ, những người trong quản lý tài sản và tài chính tương tác với dữ liệu khác với những người trong bán hàng.

Sử dụng báo cáo tài chính để tạo báo cáo tài chính và KPI (liên quan đến mua hàng)

Tính năng Báo cáo Tài chính cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về dữ liệu tài chính được hiển thị trên sơ đồ tài khoản (COA). Bạn có thể thiết lập báo cáo tài chính để phân tích các số liệu trong tài khoản sổ cái tổng hợp (GL) và so sánh các bút toán sổ cái với các bút toán ngân sách. Cụ thể đối với mua hàng, bạn có thể thiết lập báo cáo tài chính trên các tài khoản sổ cái tổng hợp (GL) mà bạn sử dụng để theo dõi các bút toán mua hàng.

Dimentiones đóng vai trò quan trọng trong phân tích kinh doanh. Dimention là dữ liệu mà bạn có thể thêm vào một bút toán như một tham số. Dimentions cho phép bạn nhóm các bút toán có các đặc điểm tương tự, chẳng hạn như khách hàng, khu vực và sản phẩm, và dễ dàng truy xuất các nhóm này để phân tích. Ngoài các mục đích khác, hãy sử dụng dementins khi bạn xác định các chế độ xem phân tích và tạo báo cáo tài chính.

Báo cáo tài chính giữa các đơn vị kinh doanh hoặc pháp nhân (liên quan đến mua hàng)

Một số tổ chức/ doanh nghiệp sử dụng Business Central trong nhiều đơn vị kinh doanh hoặc pháp nhân. Những tổ chức khác sử dụng Business Central trong các công ty con báo cáo cho các tổ chức mẹ. Business Central cung cấp cho các kế toán viên các công cụ giúp họ chuyển các bút toán sổ cái tổng hợp từ hai hoặc nhiều công ty (công ty con) vào một công ty hợp nhất. Cụ thể đối với quản lý mua hàng, bạn có thể muốn hợp nhất các bút toán sổ cái tổng hợp cho các tài khoản mua hàng của mình để theo dõi các KPI mua hàng giữa các đơn vị kinh doanh hoặc pháp nhân.

Phân tích ngẫu nhiên dữ liệu mua hàng

Đôi khi, bạn chỉ cần kiểm tra xem các con số có chính xác không, hoặc nhanh chóng xác nhận một số liệu. Các tính năng sau rất hữu ích cho các phân tích ngẫu nhiên:

◾ Phân tích dữ liệu trên các trang danh sách sổ cái
Tính năng Phân tích Dữ liệu cho phép bạn mở gần như bất kỳ trang danh sách nào, chẳng hạn như Purchase Orders, Posted Purchase Invoices, Vendor Ledger Entries, hoặc General Ledger Entries, vào chế độ phân tích, và sau đó nhóm, lọc và xoay dữ liệu theo ý muốn.

◾ Mở trong Excel
Tương tự, bạn có thể sử dụng hành động Open in Excel để mở một trang danh sách, lọc danh sách đến một tập con của dữ liệu, và sau đó sử dụng Excel để làm việc với dữ liệu. Ví dụ, bằng cách sử dụng các tính năng như Analyze Data, What-If Analysis, hoặc Forecast Sheet.
 
  • Lưu ý:
Nếu bạn đặt cấu hình OneDrive cho các tính năng hệ thống, sổ làm việc Excel sẽ mở trong trình duyệt của bạn.
Báo cáo tích hợp cho mua hàng
Business Central bao gồm một số báo cáo tích hợp, các chức năng truy xuất, và công cụ để giúp các tổ chức mua hàng báo cáo về dữ liệu của họ.
Để có cái nhìn tổng quan về các báo cáo có sẵn, hãy chọn All Reports trên đầu trang Home của bạn. Hành động này mở Role Explorer, được lọc đến các tính năng trong tùy chọn Report & Analysis.
 
Phân tích mua hàng trên màn hình
Business Central có một số trang cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về mua hàng và các công việc cần thực hiện. Dưới đây là một ví dụ để bắt đầu:
◾️ Xem Tính sẵn có của Mặt hàng
◾️ Tính Toán Ngày cho mua hàng
◾️ Xem các bút toán sổ cái mua hàng
Hiển thị các bút toán sổ cái và số dư liên quan đến mua hàng từ trang Chart of Accounts
Trang Chart of Accounts hiển thị tất cả các tài khoản sổ cái tổng hợp với các số liệu tổng hợp đã được đăng vào sổ cái tổng hợp. Từ trang này, bạn có thể thực hiện các công việc như:
◾️ Xem các báo cáo hiển thị các bút toán và số dư sổ cái tổng hợp.
◾️ Xem lại danh sách các nhóm đăng bút toán cho tài khoản đó.
◾️ Xem riêng biệt số dư nợ và có cho một tài khoản duy nhất.
◾️ Cụ thể đối với mua hàng, bạn có thể tạo một chế độ xem trên trang Chart of Accounts chỉ hiển thị các tài khoản bạn sử dụng để đăng các bút toán mua hàng.
 
Phân tích dữ liệu theo Dimentins (liên quan đến mua hàng)
Dimentions là các giá trị phân loại các bút toán để bạn có thể theo dõi và phân tích chúng trên các tài liệu, chẳng hạn như đơn đặt hàng mua. Ví dụ, dimention có thể chỉ định dự án hoặc bộ phận từ một bút toán.
Vì vậy, thay vì thiết lập các tài khoản sổ cái tổng hợp riêng biệt cho từng bộ phận hoặc địa điểm, bạn có thể sử dụng dimentions làm cơ sở cho phân tích và tránh phải tạo ra một cấu trúc sơ đồ tài khoản phức tạp.
Trên đây là toàn bộ thông tin về các tính năng chuyên sâu của Microsoft Business Central dành cho phòng mua hàng, đừng quên theo dõi Sunfix để khám phá thêm các thông tin hữu ích về tính năng của Microsoft Business Central ở các phòng ban khác trong phần tiếp theo bạn nhé!
☎️ Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và nhận demo miễn phí.